Дашборд руководителя в Битрикс24: какие показатели вывести и как их собрать

Большинство руководителей в Казахстане до сих пор начинают день с переписки: «скинь цифры по вчера». Менеджеры считают вручную, данные расходятся, а на планёрке обсуждают не решения, а достоверность отчёта. Дашборд руководителя в Битрикс24 решает эту проблему один раз: показатели считаются из карточек сделок и задач, поэтому спорить с ними бессмысленно.

Девять показателей, которых достаточно

Соблазн вывести всё подряд приводит к панели, на которую никто не смотрит. Наш рабочий минимум выглядит так:

• выполнение плана месяца в процентах;
• выручка за период и сравнение с прошлым;
• воронка по стадиям с конверсией между ними;
• прогноз закрытия месяца по текущему портфелю;
• средний чек и средний срок сделки;
• нагрузка по менеджерам — количество активных сделок;
• сделки без движения дольше недели;
• просроченные задачи;
• неоплаченные и просроченные счета.

Первые пять отвечают на вопрос «как идут дела», последние четыре — «куда вмешаться сегодня». Именно вторая часть даёт руководителю реальную пользу.

Прогноз: самый недооценённый блок

Отчёт о факте показывает прошлое, а управлять нужно будущим. Прогноз строится из суммы открытых сделок, взвешенной по вероятности стадии: чем ближе к оплате, тем выше коэффициент. Если прогноз ниже плана, руководитель видит разрыв заранее — и у него остаётся время, чтобы усилить работу по конкретным сделкам, а не объяснять невыполнение в последний день месяца.

Чтобы прогноз был честным, нужны корректные стадии воронки и дисциплина их заполнения. Если менеджеры двигают сделки формально, цифра будет красивой и бесполезной — об этом мы писали в материале про настройку воронки продаж.

Разные панели для разных ролей

Одна панель на всех не работает. Директору нужны деньги и прогноз, руководителю отдела — люди и просрочки, маркетологу — источники заявок и стоимость лида, менеджеру — свои сделки и задачи на сегодня. Разделение по ролям решается правами доступа и отдельными наборами виджетов.

Отдельно стоит вопрос о том, кто видит выручку целиком. В большинстве компаний рядовому менеджеру достаточно своих показателей, а полная картина остаётся у руководства — настраивается это через права доступа и роли в CRM.

Типичные ошибки

Показатели без владельца. Если за цифру никто не отвечает, она превращается в фон. У каждого блока должен быть человек, который объясняет отклонение.

Ручные данные. Как только часть показателей заполняется вручную в таблице, панель устаревает на следующий день. Берите только то, что считается из портала автоматически.

Слишком длинный период. Панель с фильтром «год» скрывает текущие проблемы. Основной период — месяц, с возможностью переключения.

Отсутствие реакции. Дашборд полезен, когда на него смотрят регулярно и по итогам принимают решения. Без ритуала планёрки он умирает за две недели.

Что дальше

Когда базовая панель работает месяц, добавьте показатели по работе с текущей базой — долю выручки от повторных продаж и средний срок жизни клиента. Это переключает внимание руководителя с постоянной погони за новыми заявками на более дешёвый источник выручки. Подробнее о самих отчётах и выгрузках — в материале о том, как сделать отчёт в Битрикс24.

Как дашборд устроен в ИИ-пульте руководителя

Аналитика CRM считает сделки. Директору ТОО нужен ответ на другие вопросы: придут ли деньги, выполним ли план и что делать сегодня. Поэтому наша команда сделала для себя ИИ-пульт руководителя. Дашборд директора в нём связывает Битрикс24 с банком и собирает сигналы из всех разделов пульта.

«Главное на сегодня» словами

Вверху не виджеты, а короткий список, написанный обычным языком:

• план: сколько продано, какой это процент плана при каком проценте прошедших рабочих дней, на сколько выйдем по темпу и сколько нужно продавать в каждый оставшийся день;
• менеджер, который сильнее всех отстаёт от личного плана;
• сделки ближе всего к оплате и крупнейшая из них;
• пропущенные входящие без перезвона и новые заявки без контакта;
• оплаты, которые пришли в банк, а счёт в Битрикс24 не отмечен.

У каждой строки есть ссылка на конкретные сделки или оплаты. Утренний обход отчётов занимает пять минут.

Факт — это деньги на счёте

Главное отличие от панели, которую мы описали выше: факт плана считается по реальным оплатам, по дате прихода денег. Перед тем как засчитать оплату, пульт сверяет её с банком. Второй счёт на те же деньги не засчитывается. Если деньги пришли, а счёт не отмечен, оплата засчитывается, а в «Главном на сегодня» появляется сигнал. Что считать оплатой — все продукты или только услуги, — записывается в настройках один раз и одинаково для всех.

Банк подключается по API, если банк его даёт, или выпиской из файла. Подойдёт Halyk или другой ваш банк, бухгалтерию перестраивать не нужно.

У каждого менеджера видна полоса выполнения личного плана и черта «где он должен быть сегодня». Отставание заметно в середине месяца, когда ещё можно помочь.

Любая цифра открывает список сделок или оплат, из которых она сложилась. Поэтому о цифрах на планёрке не спорят: их можно проверить.

Цифры сами приходят в WhatsApp

Если директор в дороге или руководит филиалами из другого города, открывать панель не обязательно. Отчёт собственнику приходит каждое утро по расписанию в WhatsApp, Telegram, чат Битрикс24 или на почту. В нём выручка и план, прогноз по темпу, вчерашние заявки и оплаты, деньги на счетах и вывод ИИ о том, что важно сегодня.

Для запуска нужны Битрикс24 со сделками и счетами и подключённый банк. Срок — от 2 недель, стоимость считаем после короткого разговора.