Смарт-процессы в Битрикс24: создание и настройка

Что такое смарт-процессы

Смарт-процессы — это конструктор пользовательских CRM-сущностей в Битрикс24. Если стандартных сущностей (лиды, сделки, контакты, компании) недостаточно для описания ваших бизнес-процессов, смарт-процессы позволяют создать собственные объекты с индивидуальными полями, стадиями и автоматизацией.

Например, вы можете создать смарт-процесс «Заявка на обслуживание», «Рекламация», «Тендер», «Проект» или любую другую сущность, специфичную для вашего бизнеса. Каждый смарт-процесс получает собственную канбан-доску, список, воронку со стадиями и поддержку роботов и триггеров — как полноценная CRM-сущность.

Когда нужны смарт-процессы

Смарт-процессы пригодятся, когда ваши бизнес-процессы не укладываются в стандартную логику «лид → сделка → оплата». Типичные сценарии для казахстанских компаний: процесс согласования договоров с несколькими стадиями утверждения, учёт и обработка рекламаций от клиентов, управление тендерами и конкурсными заявками, процесс онбординга новых клиентов, учёт выездных заявок для сервисных компаний.

В каждом из этих случаев вам нужна отдельная воронка со своими стадиями, полями и автоматизацией, которая не мешает основной воронке продаж.

Как создать смарт-процесс

Шаг 1. Перейдите в настройки

Откройте CRM → Настройки → Смарт-процессы (или CRM → Ещё → Смарт-процессы в зависимости от версии). Нажмите «Создать». Укажите название вашего смарт-процесса и выберите, какие функции CRM нужно подключить: привязку к контактам и компаниям, товарные позиции, собственные поля, документы, наблюдателей.

Шаг 2. Настройте стадии

Перейдите в настройки стадий и создайте воронку для вашего процесса. Добавьте стадии, отражающие реальные этапы работы. Для каждой стадии укажите название и цвет. Не забудьте настроить финальные стадии — успешное и неуспешное завершение.

Шаг 3. Добавьте пользовательские поля

В настройках смарт-процесса создайте поля, необходимые для вашей задачи. Битрикс24 поддерживает множество типов полей: строка, число, дата, список, привязка к элементам CRM, файл, адрес и другие. Продумайте, какая информация нужна на каждом этапе работы, и создайте соответствующие поля.

Автоматизация смарт-процессов

Одно из главных преимуществ смарт-процессов — полная поддержка роботов и триггеров. Вы можете настроить автоматические действия на каждой стадии, точно так же, как для обычных сделок. Отправка уведомлений при смене стадии, автоматическое назначение ответственных, создание задач, отправка писем — всё это доступно для смарт-процессов.

Также поддерживаются бизнес-процессы Битрикс24, что позволяет создавать сложные цепочки согласований с несколькими участниками, условиями ветвления и параллельными задачами. Это особенно полезно для процессов согласования договоров и тендерных заявок.

Связь смарт-процессов с CRM

Смарт-процессы интегрированы в CRM Битрикс24 и могут быть привязаны к контактам, компаниям и сделкам. Это означает, что из карточки клиента вы видите все связанные смарт-процессы: заявки на обслуживание, рекламации, проекты. Такая связность обеспечивает полную картину взаимодействия с клиентом.

Для казахстанских компаний, которые работают с несколькими типами клиентских обращений, смарт-процессы позволяют организовать каждый тип в отдельную систему учёта без потери связи с основной CRM.

Права доступа в смарт-процессах

Для каждого смарт-процесса настраиваются отдельные права доступа. Вы определяете, кто может видеть, создавать, редактировать и удалять элементы процесса. Права настраиваются по ролям, что позволяет гибко управлять доступом для разных отделов и сотрудников. Перейдите в CRM → Настройки → Права → Смарт-процессы для управления доступом.