Отчёт собственнику в WhatsApp: цифры компании из Битрикс24 каждое утро

Собственник ТОО с офисом в Алматы и филиалом в Астане половину месяца проводит в дороге. Чтобы понять, как идут продажи, он пишет РОПу в WhatsApp. Ответ приходит голосовым через час или таблицей к вечеру. В каждом городе продажи считают по-своему, и общая картина складывается только к пятнице.

Мы в BIZ24 жили так же, поэтому сделали для себя отчёт, который никто не собирает руками. Каждое утро он приходит туда, где собственник и так читает сообщения. Внутри главные цифры из Битрикс24 и одна мысль от ИИ: на что смотреть сегодня.

Отчёт — один из разделов ИИ-пульта руководителя, но его можно запустить и отдельным модулем.

Почему цифры доходят до собственника с опозданием

• Отчёт держится на одном человеке. РОП в отпуске или закрывает крупного клиента, и в этот день цифр нет.
• Филиалы считают по-разному. В одном городе выручка — это оплаченные счета, в другом — выигранные сделки. Сложить такие числа нельзя.
• Формат всё время меняется. Сегодня голосовое, завтра скриншот из CRM, потом фото таблицы. Сравнить эту неделю с прошлой не получается.
• Цифры без смысла. «Закрыли три сделки» — это хорошо или плохо, если до конца месяца десять дней, а план выполнен на две трети?
• Партнёр узнаёт последним. Второму учредителю новости пересказывают, и каждый пересказ немного другой.

Встроенные отчёты Битрикс24 цифры показывают, но с телефона их надо найти и настроить. И даже открытый отчёт не скажет, что важно именно сегодня.

Как устроен отчёт собственнику

Раздел берёт данные из сделок Битрикс24 и каждый день считает показатели одним способом. На экране «Метрики» видна полная картина, в «Настройках» задаётся, что, кому и когда отправлять.

На демо-экране выручка месяца 5 174 140 ₸, это 68 % от плана в 7,65 млн ₸. Если темп не изменится, месяц закроется примерно на 6 млн ₸. Сообщение справа пришло в WhatsApp в 9:00 и говорит то же самое короче: нужно продавать по 830 285 ₸ в каждый оставшийся день, вчера была одна оплата на 480 000 ₸, самая крупная сделка — «Сарыарка Пром» на 2 728 010 ₸, в зоне риска 9 сделок на 5,6 млн ₸. Последний абзац — вывод ИИ: план под угрозой, главный резерв — три выставленных счёта на 2 032 800 ₸. Оплатят их до конца месяца — компания выйдет на 94 % плана.

Деньги на счетах (на демо 3 770 150 ₸) пульт берёт из раздела финансов. Банк подключаем по API, если он его даёт, или выпиской файлом. Так же подключается ваша программа учёта, например 1С для Казахстана.

Кому, куда и когда

В настройках указываются:

• основной чат собственника;
• ещё получатели списком через запятую: второй учредитель, финдиректор, РОП;
• время отправки, например 8:30 или 9:00;
• дни: ежедневно или только по будням;
• за какой период дневной блок: «вчера» для утреннего сообщения или «сегодня», если удобнее читать вечером.

По умолчанию отчёт уходит в чат Битрикс24. Если собственник читает в основном WhatsApp, настраиваем отправку туда. На демо-экране выбраны сразу два канала: WhatsApp и Telegram. Почта тоже подходит.

Какие цифры попадают в сообщение

Всего доступно 11 показателей: выигранная сумма за день, число выигранных и проигранных сделок, новые сделки, выигранное за месяц с динамикой, конверсия, средний чек, деньги в открытых сделках, план и факт, лучшие менеджеры, крупнейшие сделки и вывод ИИ. В сообщение уходят только отмеченные.

Там же задаются цели: план по выручке на месяц, сколько крупных сделок и менеджеров показывать, какие воронки учитывать. Если у филиалов свои воронки, вы решаете, какие из них войдут в общую цифру.

Вывод ИИ и проверка цифр

Цифры считает не нейросеть, а правила, одинаковые каждый день. ИИ смотрит на готовые показатели и объясняет их: где риск для плана, на каких сделках держится месяц. Сомневаетесь в выводе — откройте цифру в пульте и посмотрите, из каких сделок она сложилась.

Кнопки «Пересчитать» и «Отправить отчёт»

«Пересчитать» обновляет цифры сейчас, «Отправить отчёт» сразу рассылает сообщение всем получателям. Удобно перед встречей в Halyk Bank о кредитной линии или перед разговором с партнёром: у всех на руках одни и те же свежие данные.

Вторая утренняя сводка: как вчера звонил отдел

Продажи — это ещё и разговоры. Поэтому в пульте есть сводка звонков за прошлый рабочий день. Она строится сама каждое утро после 8:00 и уходит руководителю в чат.

На демо-экране за день 96 звонков, 71 дозвон (74 %), 44 разговора длиннее 30 секунд, 6 назначенных встреч и 3 упущенных клиента. ИИ подводит итог: день сильный по встречам, главная потеря — три клиента с интересом, которым не предложили следующий шаг. Отдельно отмечено, что Айгерим Сапаровой нужна помощь: из её 11 звонков до сути дошли только два. Сводка учитывает роли: тому, кто продаёт через встречи, малое число звонков в минус не ставится.

В блоке «Упущенные клиенты» каждая строка объясняет, что пошло не так. Например, лид из Google Ads ждёт звонка руководителя, а менеджер не уточнил время.

В Казахстане клиенты часто переходят с русского на казахский посреди разговора. Звонки со смешанной русской и казахской речью мы проверяем на ваших записях до запуска, чтобы вы заранее видели качество разбора.

Чтобы понять, почему цифры такие, откройте дашборд руководителя. Там по каждой строке видно, какие сделки за ней стоят.

Что умеет отчёт и что это даёт

Кому подходит и как запустить

Отчёт полезен ТОО и ИП, где:

• сделки ведутся в Битрикс24 и закрываются с суммой;
• владелец сам не продаёт, но хочет знать, как идёт месяц;
• есть второй учредитель или финансовый директор, которым нужны те же цифры;
• офисы и филиалы работают в разных городах, и их цифры надо сводить вместе.

Рано запускать, если CRM заполняют от случая к случаю или закрывают сделки без суммы. Отчёт аккуратно перескажет неточные данные. Сначала порядок в CRM, потом отчёт.

Запуск идёт в четыре шага:

1. Вместе с собственником выбираем показатели для сообщения.
2. Задаём план на месяц и воронки, которые учитываются.
3. Настраиваем получателей, канал, время и дни.
4. Неделю сравниваем сообщение с данными CRM и решаем, какие сделки учитывать.

Срок запуска модуля — от 2 недель. Стоимость считаем после короткого разговора. Если Битрикс24 у вас ещё не настроен, начнём с внедрения Битрикс24 с ИИ — от 100 000 ₸ в месяц.