Отчёт ДДС для ТОО в Битрикс24: движение денег из выписок банка и CRM без Excel

В сентябре ТОО сдало проект и подписало АВР на 3 млн ₸. В отчёте о прибылях месяц отличный. Но клиент платит в октябре, а десятого числа нужно выдать зарплату и заплатить аренду. Прибыль на бумаге есть, денег на счёте нет.

Так выглядит кассовый разрыв, и он случается даже у прибыльных компаний. Увидеть его заранее помогает отчёт о движении денежных средств, или ДДС. Проблема в том, что в большинстве компаний его собирают раз в месяц в Excel, когда разрыв уже случился.

Наша команда собирает ДДС автоматически в ИИ-пульте руководителя, обзор которого есть в статье ИИ для руководителя в Битрикс24. Ниже — что такое ДДС, как его обычно ведут в Казахстане и как это устроено у нас.

ДДС и P&L: в чём разница

ДДС показывает деньги: сколько пришло, сколько ушло по каждой статье и какой остаток на конец периода. Операция попадает в ДДС в день, когда деньги реально прошли по счёту.

P&L, или отчёт о прибылях и убытках, показывает заработок. Выручка в нём относится к месяцу, когда работа сдана, даже если оплата придёт позже.

Движение денег делят на три вида деятельности: операционная (клиенты, зарплата, налоги, аренда, реклама), финансовая (кредиты, займы, вклады учредителя, дивиденды) и инвестиционная (оборудование, транспорт). Главная строка — остаток на конец периода, и он должен сходиться с банком.

Если ресурсов хватает только на один отчёт, начните с ДДС. Нехватка денег останавливает бизнес быстрее, чем низкая маржа.

Как ДДС обычно ведут в казахстанском ТОО

Картина знакомая. Счета открыты в двух-трёх банках: Halyk для расчётов с поставщиками, Kaspi для оплат от клиентов, ещё один для кредита. Бухгалтер ведёт 1С для Казахстана и занят налоговой отчётностью. Управленческий ДДС собирает раз в месяц: выгружает выписки, в Excel разносит операции по статьям, отдаёт собственнику ближе к середине следующего месяца.

Что при этом не работает:

• Отчёт опаздывает. В отчёте за август не видно, что в середине октября денег не хватит.
• Переводы между своими счетами путают цифры. Перевели с Kaspi на Halyk — в таблице это выглядит как поступление и выплата одновременно.
• Одни и те же операции разносятся руками каждый месяц. Те же поставщики, та же аренда, та же зарплата.
• Нет взгляда вперёд. Собственнику важнее не что было, а хватит ли денег к десятому числу.

Как устроен ДДС в ИИ-пульте руководителя

Финансы — один из разделов пульта. Мы сделали его для себя и пользуемся каждый день на реальных данных.

Выписка приходит без выгрузок. Пульт подключается к банку по API, если банк его предоставляет. Если нет — загружается файл выписки. Готового подключения Kaspi «из коробки» нет: как подключить ваши счета, смотрим до запуска. Про банковские выписки в Битрикс24 подробнее — в статье о выписках банка в Битрикс24.

Разноска по правилам. Правило звучит просто: «если в контрагенте или назначении платежа есть такие слова, это такая статья». Настроить их может сам финансист, программист не нужен. Новое правило сразу действует и на старые операции, и на новые. Перевод с одного своего счёта на другой пульт узнаёт и не считает ни доходом, ни расходом. Личные траты можно пометить и убрать из отчёта. Всё, что не подошло ни под одно правило, попадает в «Без категории», и пульт напоминает это разобрать.

Сверка с CRM и учётом. Поступления сверяются с оплаченными счетами в Битрикс24. Если бухгалтерия ведётся в 1С для Казахстана или другой программе, подключаем её. Налог в P&L считается по вашему режиму, по ставке из настроек.

Любая цифра раскрывается. Клик по статье открывает операции, из которых она сложилась.

Прогноз денег: разрыв за восемь недель

Самое полезное в разделе — прогноз остатка по неделям. Пульт берёт деньги на счетах, выставленные и ещё не оплаченные счета из CRM, обычные расходы компании и налог к уплате. По ним строит остаток на каждую из восьми следующих недель и показывает минимум.

Главное — вывод словами. Например: на такой-то неделе денег будет меньше половины обычных месячных расходов, соберите заранее оплаты по счетам, которые уже выставлены. Или: доступных денег на счёте меньше, чем должно быть, возможна блокировка или овердрафт, спросите банк. Руководителю не нужно разбирать таблицу, у него есть время ускорить оплаты, перенести платёж поставщику или отложить закупку.

Как это работает у нас

• Было: раз в месяц таблица, около 4 часов на разноску, готовый отчёт — только к 10–15 числу следующего месяца.
• Стало: банк подгружается сам, около 40 правил разносят операции, человек тратит 15 минут в неделю — только на то, что осталось без статьи.
• Что поймали: зарплата и платёж поставщику пришлись на одну неделю, и прогноз показал это заранее. Мы ускорили поступление денег по двум уже выставленным счетам, и неделя прошла без разрыва.

Характеристики, преимущества, выгоды

Кому подходит и как внедрить

Подходит ТОО и ИП, у которых через расчётные счета проходят хотя бы несколько десятков операций в месяц, выручка неравномерная, есть предоплаты и крупные счета, а финансиста в штате нет или он занят рутиной. Пульт ведёт управленческий учёт для решений. Налоговую отчётность он не заменяет, её по-прежнему ведёт бухгалтер.

1. Подключаем все банки и подтягиваем историю операций за несколько прошлых месяцев.
2. Утверждаем статьи ДДС и пишем правила разноски под ваших контрагентов.
3. Сверяем остатки с банком за 2–3 месяца.
4. Включаем прогноз и предупреждения: в Битрикс24, WhatsApp, Telegram или на почту.

Срок запуска — от 2 недель, стоимость считаем после короткого разговора. Если Битрикс24 ещё нет или он настроен наполовину, начнём с внедрения Битрикс24 в Астане или в вашем городе.