Генерация документов в Битрикс24: счета, договоры, акты

Зачем нужна генерация документов в CRM

Оформление документов — рутинная, но важная часть любого бизнес-процесса. Счета, договоры, акты выполненных работ, коммерческие предложения — все эти документы можно формировать автоматически прямо из Битрикс24, подставляя данные клиента и сделки из CRM.

Для казахстанских компаний генерация документов особенно актуальна: стандартизация оформления документов, правильные реквизиты, формат для налоговой отчётности. Битрикс24 позволяет создавать документы на казахском и русском языках с корректным форматированием дат, сумм и реквизитов.

Как работает генерация документов

Генерация документов в Битрикс24 основана на шаблонах. Вы создаёте шаблон документа (в формате DOCX) с плейсхолдерами — специальными переменными, которые система заменяет реальными данными при формировании документа. Например, плейсхолдер {CompanyName} заменяется на название компании клиента, {DealAmount} — на сумму сделки.

Документ создаётся в один клик из карточки сделки, контакта или компании. Менеджер выбирает шаблон, система подставляет данные и генерирует готовый документ в формате PDF или DOCX. Документ сохраняется в карточке CRM и может быть отправлен клиенту по email.

Настройка шаблонов документов

Шаг 1. Перейдите в настройки

Откройте CRM → Настройки → Шаблоны документов. Здесь вы увидите список стандартных шаблонов и сможете создать свои. Нажмите «Добавить шаблон» и выберите тип документа: счёт, договор, акт или произвольный.

Шаг 2. Подготовьте шаблон в Word

Создайте документ в Microsoft Word или LibreOffice Writer. Оформите его так, как должен выглядеть итоговый документ: логотип компании, реквизиты, форматирование. В местах, где должны быть данные из CRM, вставьте плейсхолдеры в фигурных скобках. Основные плейсхолдеры: {DocumentNumber}, {DocumentDate}, {CompanyName}, {CompanyAddress}, {ContactName}, {Phone}, {Email}, {DealTitle}, {Products} (таблица товаров), {TotalSum}.

Шаг 3. Загрузите шаблон

Вернитесь в Битрикс24, загрузите подготовленный DOCX-файл как шаблон. Система распознает плейсхолдеры и покажет список полей для сопоставления. Проверьте, что все переменные правильно привязаны к полям CRM.

Создание документа из сделки

Откройте карточку сделки, нажмите «Документ» в верхнем меню карточки. Выберите нужный шаблон из списка. Система сформирует документ с подставленными данными. Проверьте содержимое и нажмите «Сохранить». Готовый документ появится в таймлайне сделки и будет доступен для скачивания, печати или отправки.

Автоматическая генерация через роботы

Для полной автоматизации настройте робота, который будет создавать документ при переходе сделки на определённую стадию. Перейдите в CRM → Сделки → Роботы, выберите нужную стадию и добавьте робота «Создать документ». Укажите шаблон и получателя. Теперь при переводе сделки на эту стадию документ создастся автоматически.

Это особенно удобно для типовых процессов: при переходе сделки на стадию «Согласование» автоматически формируется договор, при переходе на «Оплата» — счёт, при «Завершено» — акт выполненных работ.

Подпись и отправка документов

Сформированные документы можно подписать электронной подписью и отправить клиенту прямо из Битрикс24. Для отправки нажмите «Отправить по email» в меню документа. Клиент получит письмо с прикреплённым PDF-файлом. Система зафиксирует факт отправки и статус документа в карточке сделки.