Воронка подбора персонала в Битрикс24: как нанимать быстрее и не терять кандидатов

Когда в компании одна вакансия в квартал, найм живёт в таблице и почте. Как только вакансий становится три-четыре одновременно, начинается знакомое: резюме теряются, кандидату не перезвонили через неделю, руководитель не помнит, кого смотрел. При этом главная потеря — не отдельный кандидат, а срок: сильные люди на рынке Казахстана принимают решение за 7–10 дней и уходят туда, где процесс быстрее.

Почему найм — это воронка

Структура процесса полностью повторяет продажи. Вверху широкий поток откликов, дальше сужение на каждом шаге: скрининг резюме, телефонное интервью, встреча с рекрутером, собеседование с нанимающим руководителем, оффер, выход на работу. На каждом переходе есть конверсия, и именно она показывает, где теряется найм.

Если из десяти кандидатов, дошедших до руководителя, оффер получает один — проблема либо в качестве отбора на ранних этапах, либо в завышенных ожиданиях нанимающего. Без цифр этот спор бесконечен, с цифрами он решается за одну встречу.

Как собрать процесс в портале

Для найма удобнее всего использовать смарт-процесс: своя сущность «Кандидат», свои поля и стадии, отдельные права доступа. Обычная воронка сделок не подходит — она испортит отчётность по продажам, а задачи не дают нужной структуры данных. Механика смарт-процессов описана в материале про смарт-процессы Битрикс24.

Отклики попадают в портал двумя путями: через форму на странице вакансии и вручную при переносе резюме с job-площадок. Форму удобно собрать на CRM-формах и разместить на сайте компании — тогда источник отклика фиксируется автоматически.

Отказы — часть процесса

Неотвеченный кандидат — это репутационная потеря, которая через год возвращается сложностями в найме. Автоматический вежливый отказ с человеческой формулировкой закрывает вопрос за секунды. Более того, отклонённых кандидатов полезно не удалять: через полгода по той же базе можно закрыть новую вакансию без рекламы.

Для этого в карточке стоит хранить причину отказа и отметку «рассмотреть позже». Такой резерв особенно полезен для линейных позиций с текучестью.

Адаптация после выхода

Воронка не заканчивается оффером. Выход сотрудника — это начало отдельного процесса с задачами для руководителя, наставника и административного отдела: оформление, доступы, рабочее место, план первых недель. Всё это ставится автоматически при переводе кандидата в стадию «принят», а сам процесс описан в материале про адаптацию сотрудников в Битрикс24.

Связка найма и адаптации даёт ещё один полезный показатель — долю сотрудников, прошедших испытательный срок, в разрезе источников и нанимающих руководителей.

Что смотреть в отчётах

• срок закрытия вакансии от публикации до выхода;
• конверсия между этапами отбора;
• источники, дающие не отклики, а офферы;
• время реакции на кандидата по каждому этапу;
• доля прошедших испытательный срок.

Последний показатель самый важный: быстрый найм слабых людей хуже медленного найма сильных. Именно связка скорости и качества отличает работающую систему подбора от красивого канбана. Общие принципы построения HR-процессов в портале разбираются в статье про HR-модуль Битрикс24.