Кейс: Битрикс24 для логистики — 640 рейсов в месяц и документы за 5 дней вместо 18

Логистика — бизнес, где деньги теряются не на больших ошибках, а на мелочах: неотвеченная заявка, забытая транспортная накладная, машина, которая сутки стоит без груза. Этот кейс о транспортной компании из Астаны с собственным парком в 45 автомобилей и привлечённым транспортом. Название клиента не раскрываем по условиям договора. Общий разбор отраслевых возможностей — в статье Битрикс24 для логистики и грузоперевозок, здесь же — практика одного проекта.

Что не работало до внедрения

Заявки на перевозку приходили от постоянных клиентов по электронной почте, в WhatsApp логистам и по телефону. Двенадцать логистов вели каждый свою таблицу, и примерно 15% заявок оставались без ответа или обрабатывались с опозданием — клиент за это время находил другого перевозчика. Диспетчер узнавал местоположение машин звонками водителям. Но самой дорогой проблемой оказались документы: подписанные транспортные накладные и акты возвращались в офис в среднем через 18 дней после доставки, а без них нельзя выставить счёт. Компания фактически кредитовала клиентов почти на три недели по каждой перевозке.

Структура решения

Мы разделили процесс на две части. Заявки клиентов ведутся в CRM: лид создаётся из письма, сообщения в WhatsApp или звонка, логист квалифицирует его, считает стоимость и подтверждает заказ. После подтверждения автоматически создаётся элемент смарт-процесса «Рейсы» со стадиями «Назначен водитель», «Погрузка», «В пути», «Доставлено», «Документы получены», «Счёт выставлен», «Оплачено». В карточке рейса — маршрут, груз, водитель, автомобиль, клиент, стоимость и все документы.

Водители и мобильное приложение

Водителям выдали доступ только к своим задачам в мобильном приложении Битрикс24. На каждый рейс водитель получает задачу с адресами и контактами, отмечает погрузку и выгрузку, а при доставке фотографирует подписанную накладную. Фотография сразу попадает в карточку рейса, и бухгалтерия может выставлять счёт, не дожидаясь бумажного оригинала. Обучение водителей заняло 15 минут на человека — им показали три кнопки.

Автоматизация контроля

Роботы следят за тем, что раньше держали в голове диспетчеры. Если заявка не взята в работу за 15 минут — уведомление старшему логисту. Если рейс в статусе «В пути» дольше планового времени на два часа — задача диспетчеру связаться с водителем. Если через два дня после доставки нет фотографии накладной — задача водителю и напоминание логисту. Если счёт не оплачен через 10 дней после выставления — задача менеджеру по работе с клиентом. Такие правила настраиваются без программирования — как именно, разобрано в статье о роботах в CRM Битрикс24.

Наёмный транспорт и подрядчики

Около трети рейсов компания выполняет привлечёнными перевозчиками. Их завели как компании в CRM с рейтингом, историей рейсов и условиями оплаты. При создании рейса логист видит список доступных подрядчиков по направлению и их прошлую надёжность — процент рейсов, выполненных вовремя. Подрядчики получают задачи в экстранете, не видя внутренних данных компании. Это позволило перестать зависеть от «проверенных знакомых» одного логиста и распределять заказы по данным.

Результаты через полгода

Количество рейсов выросло с примерно 500 до 640 в месяц при том же штате логистов — на 27%. Доля потерянных заявок снизилась с 15% до 1%: каждая заявка теперь имеет ответственного и срок реакции. Средний срок получения закрывающих документов сократился с 18 до 5 дней за счёт фотографий накладных с телефона водителя. Простой собственного транспорта снизился с 17% до 8%, потому что диспетчер видит освобождающиеся машины на день вперёд и подбирает обратную загрузку. Финансовый директор отметил, что оборотных средств стало хватать без привлечения кредитной линии — эффект от ускорения документооборота.

Сроки, тариф и особенности проекта

Внедрение заняло пять недель: неделя на описание процесса и структуру смарт-процесса, две недели на настройку, интеграцию с телефонией и почтой, две недели на запуск и сопровождение. Тариф — «Профессиональный»: около 70 пользователей с учётом водителей и подрядчиков в экстранете. Если вы рассматриваете похожий проект, оцените типовые этапы в материале о внедрении Битрикс24 в Казахстане.

Выводы для транспортных компаний

Ведите заявки и рейсы отдельно: заявка — это продажа, рейс — исполнение. Дайте водителям минимальный сценарий в мобильном приложении и требуйте фотографию документов при доставке — это ускоряет получение денег сильнее любой другой меры. Автоматизируйте контроль сроков роботами вместо памяти диспетчеров. И заведите подрядчиков в систему с рейтингом — распределение по данным всегда выгоднее распределения по знакомству.