База знаний в Битрикс24: как создать и наполнить

Когда регламенты лежат в личных папках, а ответы на вопросы новичков живут в переписке, компания каждый день теряет время. База знаний в Битрикс24 собирает корпоративную информацию в одном месте: инструкции, скрипты, шаблоны документов и правила работы. Разберём, как создать базу знаний, наполнить её и настроить доступы.

Зачем компании база знаний

Посчитайте, сколько раз в неделю опытные сотрудники отвечают на одни и те же вопросы: как выставить счёт, где взять шаблон договора, что говорить клиенту при возражении. Каждый такой ответ — 5–15 минут рабочего времени. При команде в 20 человек набегают десятки часов в месяц.

База знаний убирает эти потери. Вопрос задаётся один раз, ответ записывается — дальше работает ссылка. Особенно заметен эффект при найме: вместо того чтобы «водить за руку» новичка, ему выдают маршрут по страницам базы. Как строить обучение системно, мы рассказывали в статье про обучение команды Битрикс24 за 10 дней.

Какие базы знаний бывают в Битрикс24

Платформа поддерживает два уровня. Первый — база знаний компании: общий раздел, доступный всем сотрудникам портала. Сюда помещают регламенты, кадровые правила, контакты, инструкции по общим инструментам. Второй — базы знаний групп и проектов: они видны только участникам конкретной рабочей группы. Это удобно для проектной документации и внутренних договорённостей отдела.

Технически база знаний построена на том же движке, что и конструктор сайтов Битрикс24, поэтому страницы выглядят аккуратно без усилий: заголовки, колонки, изображения, видео, файлы для скачивания.

Как создать базу знаний

Создание занимает минуты. Откройте раздел «База знаний» в левом меню портала, нажмите «Создать» и выберите шаблон оформления — их несколько, от строгого до журнального. Дальше добавляйте страницы: у каждой есть заголовок, содержимое из блоков и место в структуре. Страницы можно вкладывать друг в друга, формируя разделы: «Продажи», «Кадры», «Техника безопасности».

Редактор работает по принципу перетаскивания блоков: текст, картинка, видео, таблица, список, кнопка. Сотрудник без технических навыков осваивает его за полчаса.

Наполнение: с чего начать

Не пытайтесь описать всё сразу — начните с вопросов, которые задают чаще всего. Хороший стартовый набор: инструкция по работе с CRM и карточками клиентов, регламент обработки заявок со сроками ответа, шаблоны коммерческих предложений и договоров, правила отпусков и больничных, контакты и зоны ответственности отделов.

Файлы удобно не прикладывать к страницам напрямую, а хранить на корпоративном Диске и давать ссылки — тогда документ обновляется в одном месте. Про организацию файлового хранилища читайте в статье про Битрикс24.Диск.

Права доступа и порядок в базе

Для каждой базы настраиваются роли: кто читает, кто редактирует, кто управляет структурой. Практичная схема — редактируют руководители отделов, читают все, а раздел с финансовыми регламентами открыт только бухгалтерии и директору. Настройка ролей похожа на общую систему прав портала, о которой мы писали в материале про права доступа в Битрикс24.

Чтобы база не превращалась в свалку, договоритесь о правилах: одна тема — одна страница, у каждой страницы есть владелец, устаревшие материалы помечаются и архивируются раз в квартал.

Сколько это стоит

База знаний компании доступна на коммерческих тарифах Битрикс24, количество баз и страниц зависит от тарифа: чем выше план, тем больше баз для проектов и групп можно создать. Актуальные цены в тенге и состав тарифов сверяйте перед покупкой — они периодически меняются.